Calcule seu custo médio de impressão por página

Por que você precisa calcular o custo médio de impressão por página?

Explicação sobre o custo médio de impressão por página: Nesta era de comunicação e tecnologia, a impressão é considerada a despesa de menor impacto. Seja como for, os custos cumulativos de impressão para um indivíduo, uma pequena empresa ou até mesmo uma grande corporação podem ser surpreendentemente significativos. Do ponto de vista comercial, ignorar essa despesa é simplesmente jogar dinheiro na rua. Conhecer o custo médio de impressão por página é importante porque permite que esses indivíduos/pequenas empresas/corporações tomem decisões economicamente sólidas, alterem e otimizem seus hábitos de impressão e, por fim, economizem mais.

Os dados empíricos sobre o custo médio de impressão por página explicam que ele fornece um quadro mais claro do que se poderia imaginar. Os benefícios de calcular o custo médio de impressão por página incluem os seguintes:

• Estimativa de orçamentos com facilidade: Levar em consideração o custo médio de impressão acrescenta uma precisão fenomenal ao prever e alocar o orçamento para impressão em materiais de escritório. As empresas, especialmente as iniciantes com fundos operacionais limitados, podem gerenciar proativamente seus custos em relação à receita projetada, permitindo uma operação inteligente com custos mais baixos.
• Custos que precisam ser controlados: Compreender o custo médio gasto por impressão ajuda a analisar a estrutura de custos da empresa. Os programas de ciência de dados podem analisar elementos críticos, como a impressora usada, o tipo de papel, a tinta e até mesmo o toner, permitindo um controle mais nítido dos custos.
• Decisões de compra informadas: Os cálculos inteligentes de custo por página permitem a comparação de custos ao comprar impressoras e trocar consumíveis. Você descobrirá que uma impressora de baixo custo pode se tornar mais cara quando se leva em consideração a economia de tinta ou toner.
• Identificação de ineficiências: O monitoramento das despesas pode expor alguns processos internos de desperdício ou hábitos de gastos, que se manifestam na forma de custos de impressão. Ele pode revelar que alguns departamentos imprimem em excesso ou que as impressoras mais antigas consomem tinta muito rapidamente.
• Fazendo escolhas ambientalmente conscientes: As considerações de custo, por si só, podem levar a decisões mais ecológicas, como a impressão frente e verso ou a redução do número de impressões desnecessárias em uma empresa.

Com cada página que precisa ser impressa, dedicar tempo para calcular movimentos inteligentes para gerenciar e usar os recursos proporciona uma visão e uma economia mensuráveis, além de gerenciar os recursos de forma eficaz.

Detalhando os componentes do custo de impressão

O entendimento de como calcular o custo médio por página começa com a compreensão dos custos que compõem a despesa de impressão de uma única página. Em geral, esses custos podem ser divididos em três áreas principais. Uma delas inclui a impressora (seu valor e manutenção), tinta ou toner e o pedaço de papel para impressão.

Custo do papel: Mais do que apenas o preço por resma

O componente mais óbvio do custo de impressão é o papel. Embora o preço de uma resma de papel possa parecer insignificante, o custo acumulado ao longo do tempo pode ser substancial, especialmente para empresas com grandes volumes de impressão. O preço de uma resma de papel é, sem dúvida, uma das despesas mais preocupantes quando se fala em custo de impressão. Apesar de parecer trivial, o preço das resmas de papel se acumula com o tempo e se torna bastante relevante para uma organização com grandes volumes de impressão.

Ao avaliar os custos associados à impressão, é fundamental avaliar mais do que apenas o preço de uma resma de 500 folhas. Aqui estão algumas considerações adicionais que afetam o preço do papel:

• Tipo e qualidade do papel: O papel padrão para copiadoras é a opção com preço mais razoável, mas papéis especiais, como papéis bond, cartolina pesada ou papel fotográfico brilhante, têm preços bem mais altos. O grau do papel, incluindo sua gramatura e brilho, também influenciará seu custo. Por exemplo, uma resma de papel para impressora de cópia padrão de 20 lb tem preço em torno de $5 a $8, o que corresponde ao custo padrão de impressão de 1 a 1,6 centavos por folha. No entanto, o papel fotográfico brilhante de alta qualidade costuma ter preços acima de $20 a $50 por resma, o que tornará a estimativa de custo superior a 4 a 10 centavos por folha.
• Quantidade adquirida: É comum encontrar ofertas ao comprar um número maior de resmas, o que leva a taxas reduzidas por resma e folha. As empresas com atividades de impressão intensivas e de alta demanda são aconselhadas a comprar caixas ou até mesmo paletes para reduzir ainda mais os custos.
• Conteúdo reciclado: Os papéis feitos de materiais reciclados podem ser oferecidos a um preço mais alto do que os papéis que não são feitos de conteúdo reciclado, mas geralmente são preferíveis para a maioria dos consumidores e empresas.

Portanto, ao determinar o custo do papel por página, inclua o tipo de papel de impressora que você mais usa e o preço correspondente por folha.

Custos de tinta e toner: Opções originais vs. compatíveis

Com todas as despesas associadas à impressão, o custo de compra de um cartucho de tinta ou toner provavelmente será o mais significativo em uma base contínua. O custo de um cartucho pode variar consideravelmente, dependendo da marca e do modelo da impressora, do tipo Joe (fabricante do equipamento original - OEM) ou compatível, e até mesmo do rendimento do cartucho.

• Cartuchos originais (OEM): Eles são vendidos pelo fabricante da impressora e, por isso, tendem a ser caros. A maioria das pessoas ainda compra esses cartuchos porque acha que eles imprimem as impressões mais confiáveis e de melhor qualidade. Por exemplo, um cartucho de tinta OEM preto padrão custa em torno de $20-$50, mas seu rendimento de página é estimado entre 200 e 600 páginas. Se calcularmos o custo por página da tinta preta, ele ficará entre 3,3 e 25 centavos, aproximadamente. Os custos associados à impressão em cores são, em média, muito mais caro e tendem a fornecer um rendimento menor de páginas por trabalho de impressão total, o que significa que o custo por impressão aumentará.
• Cartuchos compatíveis: Cartuchos de toner são produtos pós-venda de preço mais baixo, fabricados para serem compatíveis com determinadas impressoras. Embora valha a pena considerá-los para economizar, seu valor tende a ignorar os padrões estabelecidos pelos produtos OEM. No entanto, muitos ainda oferecem impressão de alta qualidade a custos mais baixos em comparação com os OEMs, especialmente porque os toners compatíveis são vendidos a uma proporção dos preços dos OEMs. Por exemplo, a Toner Master vem criando cartuchos de tinta e toner de alta qualidade há mais de 17 anos, o que os torna uma alternativa econômica aos produtos OEM sem comprometer a precisão das imagens e usando menos toner.

Embora não constitua uma despesa direta por página, os gastos com a impressora e sua manutenção contribuem para o custo médio geral de impressão em cores.

O custo da própria impressora (compra e manutenção)

Embora não constitua uma despesa direta por página, os gastos com a impressora e sua manutenção aumentam o custo geral da impressão.

• Preço de compra da impressora: Se você estiver procurando uma impressora básica, poderá encontrar modelos tão baratos quanto $100, até impressoras a laser coloridas, que custam milhares de dólares. Dependendo da escolha do modelo, suas despesas com tinta ou toner sofrerão um grande impacto. Na maioria dos casos, as impressoras a laser terão um custo menor por página para impressão em preto e branco em comparação com as impressoras a jato de tinta, e essa diferença é muito mais acentuada em volumes maiores. Por outro lado, esses modelos tendem a ter um custo inicial mais alto.
• Custos de manutenção: Os custos de manutenção de uma impressora incluem reparos, suprimentos de limpeza e peças de reposição, como cabeçotes de impressão ou unidades fusoras. As impressoras não costumam ser limpas e mantidas regularmente, mas esses custos devem ser incorporados às despesas gerais, especialmente no caso de impressoras mais antigas ou mais usadas.
• Consumo de energia: As impressoras elétricas consomem energia quando estão em uso e quando estão ociosas. É verdade que alocar os custos de compra de energia e manutenção a páginas específicas é uma tarefa incrivelmente difícil de ser concluída; no entanto, ter uma compreensão dessas despesas fornece um contexto sobre como gerenciar melhor seu investimento geral em impressão.

Como calcular o custo médio por página

Na próxima etapa, o custo médio por página pode ser obtido por meio de uma fórmula que calcula o custo padrão de impressão com base no uso de papel e toner, conforme mencionado nas seções anteriores. Isso significa adicionar o custo da tinta ou do toner e do papel por página separadamente.

Veja como fazer isso:

1. Calcular o custo por página do papel:
   1. Estimar o custo do papel de impressão para uma resma (ou uma quantidade específica) de seu papel de impressão padrão.
   2. Divida o custo total da resma pelo número de folhas da resma (geralmente 500).

Fórmula: Custo do papel por página = (custo da resma de papel) / (número de folhas por resma)

* Exemplo: Se uma resma de papel custa $7,50 e contém 500 folhas, o custo do papel por página é $7,50 / 500 = $0,015 (ou 1,5 centavos).

2. Divida o custo do cartucho (preço do cartucho) pelo rendimento de páginas.
   1. Obtenha o valor do seu cartucho de tinta ou toner.
   2. Obtenha o rendimento de páginas do cartucho (o número estimado de páginas que ele pode imprimir, geralmente indicado na documentação do cartucho ou da impressora).
   3. Calcule o custo de um cartucho dividido pelo rendimento de páginas.

Fórmula: Custo de tinta/toner por página = (custo do cartucho de tinta/toner) / (rendimento de páginas do cartucho)

* Exemplo: Se um cartucho de toner preto custa $45 e tem um rendimento de 1500 páginas, o custo do toner por página é $45 / 1500 = $0,03 (ou 3 centavos).

3. Calcular o custo médio por página:
   1. Combine o custo do papel por página com o custo da tinta/toner por página e você chegará ao custo médio por página.

Fórmula: Custo médio por página = (custo do papel por página) + (custo da tinta/do toner por página)

* Usando os exemplos acima: Custo médio por página = $0,015 + $0,03 = $0,045 (ou 4,5 centavos).

A impressão colorida exigiria que você fizesse uma mistura complexa e uma média dos três cartuchos coloridos (ciano, magenta, amarelo) com base na cobertura de páginas do documento, levando em consideração a cobertura média de cores do documento.

A análise de seu processo de impressão atual com essa fórmula mostra janelas de economia significativa.

Principais fatores que influenciam seu custo médio de impressão

E, como o cálculo revela, muitos fatores afetam o custo médio de impressão por página. Estar ciente desses fatores pode permitir decisões mais inteligentes e um gerenciamento de custos eficiente.

Tipo de impressora e sua eficiência

O tipo de impressora que você usa afeta muito seus custos de impressão.

• Impressoras a jato de tinta: Em geral, têm um custo de aquisição mais baixo; no entanto, frequentemente têm um custo mais alto por página, principalmente para impressão de baixo volume. As impressoras a jato de tinta são melhores para impressões pouco frequentes ou para impressão de fotos.
• Impressoras a laser: Normalmente, têm um custo de aquisição inicial mais alto, mas tendem a ter um custo por página menor para a impressão monocromática, o que as torna mais econômicas para impressões extensas baseadas em texto. As impressoras a laser coloridas podem ser caras para adquirir e caras para operar.
• Eficiência da impressora: Algumas impressoras são mais eficientes no uso de tinta ou toner do que outras. Escolha impressoras que tenham impressão duplex e modos ecológicos que não usem muita tinta.

Custo de tinta ou toner

Conforme declaramos em nossa reunião anterior, o custo e o rendimento de cartuchos de toner ou tinta são os principais fatores para calcular o custo por página.

• OEM versus compatível: Ao procurar materiais de escritório, considere os cartuchos compatíveis de alta qualidade da Toner Master, pois eles reduzem significativamente os custos de tinta e toner sem perda de qualidade. Além disso, a tecnologia patenteada da Toner Master aumenta ainda mais a eficiência, o que significa que menos toner é usado para impressões de qualidade.
• Rendimento do cartucho: Em geral, os cartuchos de alto rendimento tendem a oferecer um valor melhor a longo prazo, mesmo que custem mais no início, pois normalmente geram um custo menor por página em comparação com os cartuchos de rendimento padrão.
• Cartuchos individuais versus combinados: Para impressoras a jato de tinta, os modelos com cartuchos de cores individuais tendem a ser mais econômicos, pois exigem apenas uma cor específica que se esgota. As impressoras com cartuchos de cores combinadas precisam substituir o cartucho inteiro, mesmo que apenas uma cor seja usada.

Tipo de papel e custos

O tipo de papel escolhido determina o custo do papel e da tinta ou do toner usados.

• Papel padrão versus papel especial: A opção mais econômica é o papel de cópia padrão, pois ele é adequado para a impressão cotidiana. Evite usar papéis especiais projetados para uso específico, a menos que seja absolutamente necessário.
• Espessura e gramatura do papel: O custo ainda pode aumentar devido ao uso excessivo de tinta com papel mais pesado.
• Impressão frente e verso: Com a impressão duplex, você economiza o custo total incorrido com papel e impressão pelo 50%.

Dicas práticas para reduzir seu custo médio de impressão por página

Agora que você sabe como obter o custo médio por página e os fatores associados, essas dicas devem ajudar a reduzir seus custos de impressão. É muito importante aplicar esses métodos, especialmente em uma empresa em que os custos de impressão podem diminuir consideravelmente a receita anual:

• Imprimir somente quando necessário: Não há necessidade de imprimir rascunhos ou cópias que podem ser visualizadas na tela.
• Utilize a impressão duplex: Altere as configurações da impressora para impressão em frente e verso padrão para reduzir o número de páginas usadas.
• Imprimir no modo de rascunho: Essas configurações são ideais para documentos internos, que não são tão importantes, portanto, selecionar um modo de rascunho ou de baixa qualidade economiza tinta ou toner para o restante dos documentos.
• Gerenciar sua fila de impressão: Tudo o que é enviado para a impressora precisa ser gerenciado, e todos os trabalhos duplicados que são impressos devem ser cancelados na hora.
• Escolha a impressora certa para suas necessidades: Se a sua principal necessidade de uma impressora for a impressão de documentos em preto e branco, uma impressora a laser monocromática provavelmente será um investimento de longo prazo melhor do que uma impressora a jato de tinta.
• Considere os cartuchos de alto rendimento: Reduzir o número de substituições necessárias, diminuindo o custo por impressão ao optar pelo uso de cartuchos de tinta ou toner de alto rendimento para ampliar o escopo dos cartuchos de alto rendimento.
• Explore as opções de cartuchos compatíveis: Com componentes de empresas renomadas, os cartuchos compatíveis de boa qualidade estão disponíveis a preços muito mais baixos, sem diminuir a qualidade da impressão.
• Otimizar configurações de impressão: Altere as configurações para imprimir em preto e branco e use configurações de resolução de imagem mais baixas quando não forem necessárias impressões exigentes para diminuir a carga causada pelos requisitos do dispositivo.
• Manutenção regular da impressora: A manutenção e a limpeza regulares do dispositivo ajudam muito a reduzir os problemas de manutenção que geram desperdício de resultados ou são excessivamente caros no uso de tinta e toner.
• Gerenciamento centralizado de impressão: Um grande número de empresas oferece serviços gerenciados de impressão capazes de diagnosticar suas necessidades de impressão, otimizar seu inventário de impressoras e fornecer manutenção contínua

Toner Master: Seu parceiro em impressões econômicas

A Toner Master reconhece o valor do seu dinheiro, e é por isso que passamos os últimos 17 anos no negócio de fabricação de cartuchos de tinta e toner. Oferecemos soluções duráveis e com preços econômicos, especificamente adaptadas para trabalhar com impressoras multifuncionais e copiadoras de líderes do setor, como Brother, HP, Canon e Epson.

A Toner Master é o seu balcão único, pois oferecemos uma ampla variedade de itens e mantemos vastos estoques para que você possa encontrar os cartuchos exatos necessários para marcas populares. Também oferecemos remessa instantânea após a conclusão de seu pedido. Usuários individuais e grandes organizações agora podem atender às suas necessidades, pois nossa fábrica avançada tem uma capacidade de produção mensal de 500.000 cartuchos de toner.

A Toner Master se diferencia de seus concorrentes porque integra nossa tecnologia patenteada aos cartuchos de toner para laser. Diferentemente de outros cartuchos, nossos toners podem produzir imagens exatas e detalhadas usando menos toner, o que, por sua vez, reduz o custo de impressão por página para nossos clientes. Isso proporciona aos clientes documentos com aparência profissional a um preço muito baixo.

Além disso, o programa de revenda da Toner Master permite que varejistas, atacadistas e outras organizações comercializem nossos cartuchos de toner premium em suas próprias regiões de vendas. Eles têm acesso a cartuchos de classe mundial a preços razoáveis, criando uma parceria comercial de cartuchos que serve para maximizar o valor e a economia para o usuário final.

Como primeira etapa para controlar suas despesas de impressão, calcule o custo médio de impressão por página em seu processo atual. Se você entender o que contribui para o custo e obtiver serviços gerenciados de impressão, poderá obter economias substanciais ao longo do tempo. É fundamental que cada ângulo de sua etiqueta de impressão seja examinado, desde a impressora empregada até os consumíveis utilizados. Para obter o parceiro mais confiável que garante impressão econômica sem sacrificar a qualidade, a Toner Master é a sua melhor opção. Cada página impressa é tingida com o nosso compromisso com a inovação e a excelência de imagem, garantindo que você obtenha o máximo de cada página impressa.

Conclusão

Calcular o custo médio de impressão por página é o primeiro passo para obter controle sobre suas despesas de impressão. Ao compreender os vários componentes que contribuem para esse custo e implementar estratégias de gerenciamento de impressão, você pode obter economias significativas ao longo do tempo. Lembre-se de considerar todos os aspectos de seus hábitos de impressão, desde o tipo de impressora que você usa até os consumíveis que você escolhe. Para ter um parceiro confiável na obtenção de uma impressão econômica sem comprometer a qualidade, procure a Toner Master. Nosso compromisso com a inovação e a qualidade garante que você obtenha o máximo valor de cada página impressa.