Calcule el coste medio de impresión por página

¿Por qué es necesario calcular el coste medio de impresión por página?

Coste medio de impresión por página Explicación: En esta era de la comunicación y la tecnología, la impresión se considera el gasto de menor impacto. Sea como fuere, los costes acumulados de impresión para un particular, una pequeña empresa o incluso una gran corporación pueden ser sorprendentemente significativos. Desde el punto de vista empresarial, pasar por alto este gasto es simplemente tirar el dinero a la calle. Conocer el coste medio de impresión por página es importante porque permite a los particulares, pequeñas empresas o corporaciones tomar decisiones económicamente sólidas, modificar y racionalizar sus hábitos de impresión y, en última instancia, ahorrar más.

Los datos empíricos sobre el Coste medio de impresión por página explican que ofrece una imagen más clara de lo que cabría imaginar. Entre las ventajas de calcular el coste medio de impresión por página se incluyen las siguientes:

• Calcular presupuestos con facilidad: Tener en cuenta el coste medio de impresión añade una precisión fenomenal a la hora de predecir y asignar el presupuesto para impresión en material de oficina. Las empresas, especialmente las de nueva creación con fondos operativos limitados, pueden gestionar de forma proactiva sus costes frente a los ingresos previstos, lo que permite un funcionamiento astuto con menores costes.
• Coste que hay que controlar: Comprender el coste medio gastado por impresión ayuda a analizar la estructura de costes de la empresa. Los programas en torno a la ciencia de datos pueden analizar elementos críticos como la impresora utilizada, el tipo de papel, la tinta e incluso el tóner, lo que permite un control más preciso de los costes.
• Decisiones de compra informadas: Los cálculos inteligentes del coste por página le permiten comparar costes a la hora de comprar impresoras y cambiar consumibles. Verás que una impresora de bajo precio puede resultar más cara si tienes en cuenta el ahorro en tinta o tóner.
• Identificación de ineficiencias: La supervisión de los gastos puede poner al descubierto algunos procesos internos que generan despilfarro o hábitos de gasto, que se manifiestan en forma de costes de impresión. Puede revelar que algunos departamentos imprimen en exceso o que las impresoras antiguas consumen tinta demasiado rápido.
• Tomar decisiones respetuosas con el medio ambiente: Las consideraciones de coste por sí solas pueden impulsar decisiones más respetuosas con el medio ambiente, como la impresión a doble cara o la reducción del número de impresiones innecesarias en una empresa.

Con cada página que hay que imprimir, dedicar tiempo a calcular movimientos inteligentes para gestionar y utilizar los recursos permite obtener información y ahorros cuantificables, y gestionar los recursos con eficacia.

Desglose de los componentes del coste de impresión

Para saber cómo calcular el coste medio por página, hay que comprender los costes que supone imprimir una sola página. En general, estos costes pueden dividirse en tres áreas principales. Una de ellas incluye la impresora (su valor y mantenimiento), la tinta o tóner y el papel para imprimir.

Coste del papel: Más que el precio por resma

El componente más obvio del coste de impresión es el papel. Aunque el precio de una resma de papel pueda parecer insignificante, el coste acumulado a lo largo del tiempo puede ser sustancial, especialmente para las empresas con grandes volúmenes de impresión. El precio de una resma de papel es, sin duda, uno de los gastos más preocupantes cuando se habla del coste de impresión. A pesar de parecer trivial, el precio de las resmas de papel se acumula con el tiempo y llega a ser bastante relevante para una organización con altos volúmenes de impresión.

Al evaluar los costes asociados a la impresión, es fundamental valorar algo más que el precio de una resma de 500 hojas. He aquí algunas consideraciones adicionales que afectan al precio del papel:

• Tipo y calidad del papel: El papel estándar para fotocopiadoras es la opción más económica, pero los papeles especiales, como el bond, el cartulina de alto gramaje o el papel fotográfico satinado, tienen precios mucho más elevados. La calidad del papel, incluido su gramaje y brillo, también influirá en su coste. Por ejemplo, una resma de papel de copia estándar de 20 lb tiene un precio de entre $5 y $8, lo que corresponde al coste estándar de impresión de 1 a 1,6 céntimos por hoja. Sin embargo, el papel fotográfico satinado de alta calidad suele costar entre $20 y $50 por resma., lo que hará que el coste estimado sea de 4 a 10 céntimos por hoja.
• Cantidad comprada: Es habitual encontrar ofertas al comprar un mayor número de resmas, lo que conlleva tarifas reducidas por resma y hoja. A las empresas con actividades de impresión intensivas y de alta demanda se les recomienda comprar cajas o incluso palés para reducir aún más los costes.
• Contenido reciclado: Los papeles fabricados con materiales reciclados pueden ofrecerse a un precio más elevado que los papeles que no están fabricados con contenido reciclado, pero suele ser preferible para la mayoría de los consumidores y empresas.

Por tanto, a la hora de determinar el coste del papel por página, incluya el tipo de papel de impresora que más utiliza y su correspondiente precio por hoja.

Costes de tinta y tóner: Opciones originales frente a compatibles

Con todos los gastos asociados a la impresión, el coste de adquirir un cartucho de tinta o tóner será probablemente el más significativo de forma continuada. El coste de un cartucho puede variar considerablemente en función de la marca y el modelo de la impresora, el Joe (fabricante de equipos originales - OEM) frente al compatible, e incluso el rendimiento del cartucho.

• Cartuchos originales (OEM): Los vende el fabricante de la impresora y, por eso, suelen ser caros. La mayoría de la gente sigue comprando estos cartuchos porque considera que imprimen las copias más fiables y de mejor calidad. Por ejemplo, un cartucho de tinta OEM negro estándar cuesta alrededor de $20-$50, pero su rendimiento por página se estima entre 200-600 páginas. Si calculamos el coste por página de la tinta negra, estará entre 3,3 y 25 céntimos, aproximadamente. Los costes asociados a la impresión en color son, de media, mucho más caro y tienden a ofrecer un menor rendimiento de páginas por trabajo de impresión total, lo que significa que el coste por impresión se disparará.
• Cartuchos compatibles: Cartuchos de tóner son productos posventa de menor precio fabricados para ser compatibles con determinadas impresoras. Aunque merece la pena tenerlos en cuenta para ahorrar, su valor tiende a pasar por alto los estándares establecidos por los productos OEM. Sin embargo, muchos de ellos siguen ofreciendo una impresión de alta calidad a un coste inferior en comparación con los OEM, especialmente porque los tóneres compatibles se venden a una proporción de los precios de los OEM. Por ejemplo, Toner Master lleva más de 17 años creando cartuchos de tinta y tóner de alta calidad, lo que los convierte en una alternativa económica a los productos OEM sin comprometer la precisión de las imágenes y utilizando menos tóner.

Aunque no constituye un gasto directo por página, el gasto en la impresora y su mantenimiento se suma al coste medio general de impresión en color.

Coste de la impresora (compra y mantenimiento)

Aunque no constituye un gasto directo por página, el gasto en la impresora y su mantenimiento se suma al coste global de la impresión.

• Precio de compra de la impresora: Si busca una impresora básica, puede encontrar modelos tan baratos como $100, hasta impresoras láser en color que cuestan miles de dólares. Dependiendo del modelo elegido, sus gastos en tinta o tóner se verán muy afectados. En la mayoría de los casos, las impresoras láser tendrán un menor coste por página para la impresión en blanco y negro en comparación con las impresoras de inyección de tinta, y esta diferencia es mucho más pronunciada en volúmenes más altos. Por otro lado, estos modelos suelen tener un coste inicial más elevado.
• Costes de mantenimiento: Los costes de mantenimiento de una impresora incluyen reparaciones, suministros de limpieza y piezas de repuesto como cabezales de impresión o fusores. Las impresoras no suelen limpiarse ni mantenerse con regularidad, pero estos costes deben tenerse en cuenta a la hora de calcular los gastos generales, sobre todo en el caso de las impresoras más antiguas o con un uso más intensivo.
• Consumo de energía: Las impresoras eléctricas consumen energía tanto cuando están en uso como cuando están paradas. El coste de la electricidad es muy bajo por página, y a menudo se infravalora, pero puede llegar a ser significativo con el tiempo para las impresoras que se mantienen encendidas constantemente.Es cierto que asignar la compra de energía y los costes de mantenimiento a páginas específicas es una tarea increíblemente difícil de completar; sin embargo, tener una comprensión de estos gastos proporciona un contexto sobre cómo gestionar mejor su inversión global en impresión.

Cómo calcular el coste medio por página

El siguiente paso, el coste medio por página, puede obtenerse utilizando una fórmula que calcula el coste estándar de impresión en función del uso de papel y tóner, como hemos mencionado en apartados anteriores. Esto significa sumar el coste de la tinta o el tóner y el papel por página por separado.

He aquí cómo hacerlo:

1. Calcular el coste por página de papel:
   1. Calcule el coste del papel de impresión para una resma (o una cantidad específica) de su papel de impresión estándar.
   2. Divida el coste total de la resma por el número de hojas que contiene (normalmente 500).

Fórmula: Coste del papel por página = (Coste de la resma de papel) / (Número de hojas por resma)

* Ejemplo: Si una resma de papel cuesta $7,50 y contiene 500 hojas, el coste del papel por página es de $7,50 / 500 = $0,015 (o 1,5 céntimos).

2. Divida el coste del cartucho (precio del cartucho) por su rendimiento en páginas.
   1. Obtenga el valor de su cartucho de tinta o tóner.
   2. Obtenga el rendimiento en páginas del cartucho (el número estimado de páginas que puede imprimir, normalmente indicado en el cartucho o en la documentación de la impresora).
   3. Calcula el coste de un cartucho dividido por su rendimiento en páginas.

Fórmula: Coste de tinta/tóner por página = (Coste del cartucho de tinta/tóner) / (Rendimiento de páginas del cartucho)

* Ejemplo: Si un cartucho de tóner negro cuesta $45 y tiene un rendimiento de 1.500 páginas, el coste del tóner por página es de $45 / 1.500 = $0,03 (o 3 céntimos).

3. Calcule el coste medio por página:
   1. Combine el coste del papel por página con el coste de la tinta/tóner por página y obtendrá el coste medio por página.

Fórmula: Coste medio por página = (Coste de papel por página) + (Coste de tinta/tóner por página)

* Utilizando los ejemplos anteriores: Coste medio por página = $0,015 + $0,03 = $0,045 (o 4,5 céntimos).

La impresión en color requeriría que usted realizara una intrincada mezcla y promedio de los tres cartuchos de color (Cian, Magenta, Amarillo) en función de la cobertura de páginas del documento, teniendo en cuenta al mismo tiempo la cobertura media de color del documento.

El análisis de su proceso de impresión actual con esta fórmula muestra ventanas de ahorro significativas.

Factores clave que influyen en el coste medio de impresión

Y como revela el cálculo, son muchos los factores que influyen en el coste medio de impresión por página. Conocerlos puede permitir tomar decisiones más inteligentes y gestionar eficazmente los costes.

Tipo de impresora y su eficacia

El tipo de impresora que utilice influye mucho en sus costes de impresión.

• Impresoras de inyección de tinta: Generalmente tienen un coste de adquisición más bajo; sin embargo, suelen tener un coste por página más elevado, sobre todo para impresiones de bajo volumen. Las impresoras de inyección de tinta funcionan mejor con impresiones poco frecuentes y/o fotográficas.
• Impresoras láser: Suelen tener un coste de adquisición inicial más elevado, pero tienden a tener un coste por página inferior al de la impresión monocromo, lo que las hace más económicas para la impresión extensiva basada en texto. Las impresoras láser en color pueden ser caras de adquirir y de utilizar.
• Eficiencia de la impresora: Algunas impresoras son más eficientes con el uso de tinta o tóner que otras. Elige impresoras que tengan impresión a doble cara y modos ecológicos que no consuman mucha tinta.

Coste de la tinta o el tóner

Como dijimos en nuestra reunión anterior, el coste y el rendimiento de cartuchos de tóner o tinta son factores primordiales para calcular el coste por página.

• OEM frente a compatible: Cuando busque material de oficina, piense en los cartuchos compatibles de alta calidad de Toner Master, ya que reducen significativamente los costes de tinta y tóner sin pérdida de calidad. Además, la tecnología patentada de Toner Master mejora aún más la eficiencia, lo que significa que se utiliza menos tóner para impresiones de calidad.
• Rendimiento del cartucho: Por lo general, los cartuchos de alto rendimiento suelen ofrecer una mejor relación calidad-precio a largo plazo, aunque cuesten más al principio, ya que suelen suponer un menor coste por página en comparación con los cartuchos de rendimiento estándar.
• Cartuchos individuales frente a cartuchos combinados: En el caso de las impresoras de inyección de tinta, los modelos con cartuchos de color individuales suelen ser más económicos, ya que sólo necesitan un color específico que se agota. Las impresoras con cartuchos de color combinados necesitan sustituir todo el cartucho aunque solo se utilice un color.

Tipo de papel y costes

El tipo de papel que elijas determina tanto el coste del papel como el de la tinta o el tóner utilizados.

• Papel estándar frente a papel especial: La opción más económica es el papel de copia estándar, ya que es adecuado para la impresión diaria. No utilices papeles especiales diseñados para un uso específico a menos que sea absolutamente necesario.
• Gramaje y grosor del papel: El coste puede aumentar debido al uso excesivo de tinta con papel más pesado.
• Impresión a doble cara: Con la impresión a doble cara, ahorrará en el coste total ocasionado por el papel y la impresión 50%.

Consejos prácticos para reducir el coste medio de impresión por página

Ahora que ya sabe cómo obtener el coste medio por página y los factores asociados, estos consejos deberían ayudarle a reducir sus costes de impresión.Es más importante aplicar estos métodos, especialmente en una empresa en la que los costes de impresión pueden disminuir considerablemente los ingresos anuales:

• Imprima sólo cuando sea necesario: No es necesario imprimir borradores o copias que, como alternativa, pueden verse en pantalla.
• Utilice la impresión a doble cara: Cambie la configuración de la impresora a la impresión a doble cara por defecto para reducir el número de páginas utilizadas.
• Imprimir en modo borrador: Estos ajustes son óptimos para los documentos internos, que no son tan cruciales, por lo que seleccionar un borrador o un modo de baja calidad ahorra tinta o tóner para el resto de los documentos.
• Gestione su cola de impresión: Es necesario gestionar todo lo que se envía a la impresora, y cualquier trabajo duplicado que se imprima debe cancelarse en el acto.
• Elija la impresora adecuada a sus necesidades: Si su principal necesidad de una impresora es imprimir documentos en blanco y negro, una impresora láser monocromo será probablemente una mejor inversión a largo plazo en comparación con una impresora de inyección de tinta.
• Considere los cartuchos de alto rendimiento: Reduzca el número de sustituciones necesarias disminuyendo el coste por impresión al optar por cartuchos de tinta o tóner de alto rendimiento para ampliar el alcance de los cartuchos de alto rendimiento.
• Explore las opciones de cartuchos compatibles: Los cartuchos compatibles de buena calidad, fabricados por empresas de renombre, están disponibles a precios mucho más bajos sin que disminuya la calidad de impresión.
• Optimizar la configuración de impresión: Cambie los ajustes para imprimir en blanco y negro y utilice ajustes de resolución de imagen más bajos cuando no se requieran impresiones exigentes para disminuir la carga causada por los requisitos del dispositivo.
• Mantenimiento periódico de la impresora: El mantenimiento y la limpieza regulares de los dispositivos contribuyen en gran medida a reducir los problemas de mantenimiento que suponen un derroche de resultados o un gasto excesivo de tinta y tóner.
• Gestión centralizada de la impresión: Un gran número de empresas ofrecen servicios de impresión gestionados capaces de diagnosticar sus necesidades de impresión, optimizar su inventario de impresoras y proporcionar un servicio continuo.

Toner Master: Su socio en impresión rentable

Toner Master reconoce el valor de su dinero, y por eso hemos dedicado los últimos 17 años al negocio de la fabricación de cartuchos de tinta y tóner. Ofrecemos soluciones económicas y duraderas específicamente diseñadas para funcionar con impresoras y copiadoras multifunción de líderes del sector como Brother, HP, Canon y Epson.

Toner Master es su ventanilla única, ya que ofrecemos una amplia variedad de artículos y mantenemos vastos inventarios para que pueda encontrar los cartuchos exactos que necesita de las marcas más populares. También ofrecemos envío instantáneo una vez completado su pedido. Tanto los usuarios individuales como las grandes organizaciones pueden satisfacer sus necesidades ya que nuestra avanzada fábrica tiene una capacidad de producción mensual de 500.000 cartuchos de tóner.

Toner Master se diferencia de sus competidores porque integramos nuestra tecnología patentada en los cartuchos de tóner láser. A diferencia de otros cartuchos, nuestros tóneres pueden producir imágenes exactas y detalladas utilizando menos tóner, lo que a su vez reduce el coste de impresión por página para nuestros clientes. Esto proporciona a los clientes documentos de aspecto profesional a un precio muy bajo.

Además, el programa de distribuidores de Toner Master permite a minoristas, mayoristas y otras organizaciones comercializar nuestros cartuchos de tóner premium en sus propias regiones de venta. De este modo, pueden acceder a cartuchos de primera calidad a precios al por mayor razonables, creando una asociación comercial de cartuchos que maximiza el valor y el ahorro para el usuario final.

Como primer paso para controlar sus gastos de impresión, calcule el coste medio de impresión por página en su proceso actual. Si comprende qué contribuye al coste y obtiene servicios de impresión gestionados, podrá conseguir ahorros sustanciales con el tiempo. Es fundamental examinar cada ángulo de su etiqueta de impresión, desde la impresora empleada hasta los consumibles utilizados. Si busca el socio más fiable que le garantice una impresión económica sin renunciar a la calidad, Toner Master es su mejor opción. Cada página impresa está entintada con nuestro compromiso con la innovación y la excelencia en la imagen, garantizándole el máximo rendimiento de cada página impresa.

Conclusión

Calcular el coste medio de impresión por página es el primer paso para controlar los gastos de impresión. Si conoce los distintos componentes que contribuyen a este coste y aplica estrategias de gestión de la impresión, podrá conseguir ahorros significativos con el tiempo. Recuerde tener en cuenta todos los aspectos de sus hábitos de impresión, desde el tipo de impresora que utiliza hasta los consumibles que elige. Si busca un socio de confianza para conseguir una impresión rentable sin comprometer la calidad, no busque más: Toner Master. Nuestro compromiso con la innovación y la calidad garantiza que obtendrá el máximo valor de cada página impresa.